Systemintegrasjon

Taster dere de samme opplysningene inn i flere systemer? Med en systemintegrasjon kobler jeg nettsiden, nettbutikken, kundesystemet (CRM) og regnskapet sammen, slik at dataene kommer dit de skal uten at noen må kopiere dem.

Jeg kartlegger hva som skal overføres, bygger koblingen og tester den før den tas i bruk. Stopper noe opp, får dere varsel, og dokumentasjonen forklarer hvordan alt henger sammen.

Fortell hvilke systemer dere vil koble sammen

Hva er systemintegrasjon?

Systemintegrasjon betyr at to eller flere programmer utveksler data automatisk. En ordre i nettbutikken kan bli et bilag, altså en føring i regnskapet, og en henvendelse fra et skjema kan bli en ny kontakt i CRM-systemet.

Som regel skjer det gjennom et API, et grensesnitt som lar programmer hente og sende opplysninger etter faste regler. En API-integrasjon leser data fra det ene systemet, gjør dem om til formatet det andre systemet forventer, og leverer dem dit.

To eller tre systemer kobles gjerne direkte til hverandre. Er det mange, kan det lønne seg å samle koblingene på ett sted. Da kobles hvert system til bare én gang, og alle overføringene kan følges i én oversikt.

Dere trenger ikke nødvendigvis et nytt system. Med en integrasjon kan dere beholde verktøyene dere kjenner.

Selve koblingen er sjelden det vanskeligste. Det som krever mest, er å bli enige om hva opplysningene betyr i hvert system, og hva som skal skje når noe ikke stemmer.

Vanlige integrasjoner

Om et bestemt system kan kobles til, avhenger av hva API-et tillater. Derfor leser jeg dokumentasjonen og prøver helst med en testkonto før jeg lover noe.

Nettbutikk og regnskap: Ordrer, kunder og betalinger overføres fra nettbutikken til regnskapsprogrammet, så ingen trenger å føre ordrene manuelt. Det fungerer både med WooCommerce og Shopify. Hvordan en slik regnskapsintegrasjon fungerer i praksis, beskriver jeg på siden om integrasjon mellom WooCommerce og Tripletex.
Visma og andre regnskapsprogram: En Visma-integrasjon for WooCommerce bygger på de samme prinsippene som en kobling til Tripletex. Men Visma har flere regnskapsprogrammer, og hvilket dere bruker, avgjør hvordan koblingen lages. Fiken og PowerOffice kan også kobles til nettbutikken på samme måte.
Integrasjon mot CRM: En henvendelse fra kontaktskjemaet blir en kontakt eller et kundeemne i CRM-systemet, merket med hvor den kom fra og hvem som skal følge den opp. Da havner henvendelsene der dere jobber med kundene, i stedet for å bli liggende i en innboks.
Booking og kalender: Bestillinger fra nettsiden legges rett inn i kalenderen til den som skal gjøre jobben. Går koblingen begge veier, viser nettsiden bare ledige tider.
Lager: Beholdning og priser holdes like i nettbutikken, lagersystemet og andre salgskanaler. Da er det mindre fare for å selge varer som er utsolgt.
Nyhetsbrev: Kunder som har sagt ja til nyhetsbrev, legges automatisk inn i e-postverktøyet. Det er samtykket som avgjør hvem som kommer med, ikke at personen har handlet.

Mange av disse koblingene starter i nettbutikken. En WooCommerce-integrasjon kan for eksempel bygges som en egen utvidelse i butikken. Skal dere lage ny butikk eller bytte plattform, bør integrasjonene planlegges sammen med utviklingen av nettbutikken.

Handler oppgaven mer om å tolke tekst enn om å flytte data, passer AI og automatisering ofte bedre.

Ferdig kobling, integrasjonsplattform eller egen kode?

Det beste valget er den enkleste løsningen som dekker behovet og sier fra når noe stopper. For mange bedrifter er det en ferdig kobling. Egen kode anbefaler jeg først når de enklere alternativene ikke strekker til.

Ferdig kobling

Mange programmer har ferdige koblinger til andre systemer, for eksempel som en app i Shopify eller en utvidelse i WordPress. Finnes det en som dekker behovet og blir jevnlig oppdatert, er den som regel rimeligst, og leverandøren holder den ved like. Jeg kan sette den opp og teste at dataene kommer riktig frem før den tas i bruk.

Integrasjonsplattform som Make, Zapier eller Power Automate

En integrasjonsplattform er en nettjeneste der dere setter sammen flyter av ferdige byggeklosser, for eksempel «når noen sender skjemaet, opprett en kontakt i CRM-systemet». Make, Zapier og Power Automate er kjente eksempler. De passer godt når flyten er enkel og datamengden liten.

Ulempene viser seg når flytene blir mange eller kompliserte. Prisen stiger ofte med antall kjøringer, og logikken blir spredt på små flyter det er vanskelig å holde oversikt over. Dataene går dessuten gjennom en leverandør til. Gjelder det personopplysninger, trenger dere en databehandleravtale med leverandøren, altså en avtale om hvordan opplysningene skal behandles på vegne av dere.

Egen kode

En egen integrasjon er kode skrevet for akkurat deres systemer, og den snakker direkte med API-ene. Den lønner seg når en ferdig løsning ikke støtter oppsettet deres, når dere må legge om arbeidsmåten for å passe til verktøyet, eller når en kobling har stoppet uten at noen fikk vite det.

Dere bestemmer selv hva som logges, hvor koden kjører og hva som skal skje når noe går galt. En egen integrasjon koster mer å lage, men dere betaler ingen avgift per overføring, og dere eier koden.

Slik bygger jeg en integrasjon

Kartlegg dataene. Jeg går gjennom hvilke opplysninger som skal overføres, og hva de heter i hvert system. Et kundenummer i nettbutikken er ikke alltid det samme som kundenummeret i regnskapet. Resultatet er en oversikt over hvilke felter som hører sammen, og den godkjenner dere før jeg bygger noe.
Velg retning og utløser. Skal dataene gå én vei eller begge veier, og med en gang eller til faste tider? Mange systemer kan sende en webhook, en automatisk melding til et annet system når noe skjer, for eksempel når en ordre er betalt. Ofte kombinerer jeg webhooken med en planlagt kontroll som fanger opp det som har glippet.
Planlegg feilhåndtering og logging. Hver overføring logges med hva som ble sendt, når og hva mottakeren svarte. Dere og jeg bestemmer også på forhånd hva som skal skje med opplysninger som ikke passer, for eksempel en vare som ikke finnes i regnskapet.
Test med ekte eksempler. Jeg kjører ordrer, kunder og andre tilfeller dere faktisk har hatt, gjennom testversjoner av systemene, med personopplysningene anonymisert. Det er unntakene som avslører feil: rabatter, delbetaling, retur og kunder i utlandet.
Dokumenter. Dere får en beskrivelse av hva integrasjonen gjør, hvor den kjører, hvilke kontoer og tilganger den bruker og hvordan en overføring sendes på nytt. Da kan også en annen utvikler overta.

Jeg har koblet WordPress til native apper via sikre REST-API-er. Også i mine egne prosjekter må flere systemer dele de samme dataene:

På nettsiden til Mikael's Norwegian Lessons logger medlemmene inn med Patreon og får tilgang til medlemsvideoene.
Kortjakten er et samlekortspill med en Discord-bot, en nettside og en bakgrunnsprosess med tidsstyrte jobber. Alle tre arbeider mot de samme dataene, og endringer som hører sammen, lagres som én helhet og med historikk.
Memento har en webapplikasjon, iPad-apper og en nettleserutvidelse bygget rundt den samme ord- og tegnbanken.

Drift og feilhåndtering

Før eller siden vil et av systemene være nede en stund. Integrasjonen må tåle det, slik at opplysningene venter i stedet for å forsvinne.

Kø og nye forsøk: En overføring som feiler, legges i kø og prøves på nytt med økende mellomrom.
Ingen dobbeltføring: Hver overføring har en unik referanse, så et nytt forsøk ikke lager samme ordre eller bilag to ganger.
Varsler: Feiler overføringen fortsatt etter flere forsøk, eller passer ikke dataene, får en avtalt person et varsel som forklarer hva som stoppet.

Hvem som får varslene, bestemmer dere. Ofte er det to: én som kjenner rutinene, og én som har det tekniske ansvaret.

API-er endrer seg også over tid. Leverandørene legger til felter, faser ut gamle versjoner og justerer reglene for tilgang. Derfor trenger integrasjonen noen som følger med: dere selv med dokumentasjonen, en annen utvikler eller meg gjennom en avtale om drift og vedlikehold.

Hva koster en integrasjon?

En integrasjon mellom to systemer koster vanligvis 10 000–30 000 kr. Alle priser er uten mva.

Prisen avhenger mest av hvor mange systemer og typer data som skal kobles sammen, og hvor mye som skal håndteres automatisk når noe går galt.

Systemer og datatyper: Én type data mellom to systemer er enklere enn ordrer, kunder, varer og lager på tvers av flere.
Retning: Går dataene begge veier, trengs det regler for hvilket system som gjelder når opplysningene er ulike.
Feilhåndtering: Kø, nye forsøk, varsler og en oversikt over overføringer som har stoppet, tar tid å bygge, men gjør feil enklere å rette.
Testmiljø: Noen leverandører tilbyr egne testkontoer. Hos andre må et testmiljø settes opp først.
API-et: Et godt dokumentert API gir mindre arbeid enn et mangelfullt.

I tillegg kommer løpende kostnader: hosting hvis integrasjonen ikke kjører i et system dere allerede har, eventuelle tillegg i abonnementene hos leverandørene og vedlikehold når et API endres.

Den nøyaktige prisen står i det skriftlige forslaget, sammen med hva som inngår og en tidsplan.

Send meg navnene på systemene og hva som skal overføres, så ser jeg på hva integrasjonen vil kreve.

Vanlige spørsmål

Hvilke regnskapsprogrammer kan nettbutikken kobles til?

Tripletex, Fiken, PowerOffice og Visma har alle API-er som en nettbutikk kan kobles til.

For flere av dem finnes det også ferdige koblinger til WooCommerce eller Shopify, laget av regnskapsleverandøren eller andre. Bruker dere et annet program, er det første jeg sjekker om det har et API.

Hva om systemet vårt ikke har et API?

Da finnes det ofte andre veier, for eksempel filoverføringer til faste tider, e-post i et bestemt format eller lesing direkte fra databasen. Slike løsninger er mer sårbare enn et API, så jeg forklarer svakhetene før dere bestemmer dere. Skal systemet uansett byttes ut, kan en webapplikasjon tilpasset arbeidsflyten være et bedre alternativ.

Hva skjer hvis en integrasjon feiler?

Da legges overføringen i kø og prøves igjen, og går den fortsatt ikke gjennom, får en avtalt person et varsel. Loggen viser hva som stoppet, så overføringen kan sendes på nytt når feilen er rettet.

Hva er forskjellen på en integrasjon og automatisering?

En integrasjon flytter data mellom systemer. Automatisering er hele arbeidsflyten som går av seg selv, og integrasjonene er ofte en del av den.

Når en ordre er betalt, kan en integrasjon sende den til regnskapet. En automatisering kan i tillegg sende kunden en bekreftelse, gi lageret beskjed og legge salget inn i ukesrapporten. Trengs det skjønn underveis, for eksempel for å sortere innkommende e-post, kan AI ta noen av stegene. Slike flyter beskriver jeg på siden om AI og automatisering av rutineoppgaver.

Hvilke systemer skal snakke sammen hos dere?

Skriv kort hvilke programmer dere bruker, hva som tastes inn flere ganger i dag og hvem som gjør det. Det holder for en første, uforpliktende samtale. Jeg samarbeider digitalt med bedrifter i hele Norge og svarer innen én arbeidsdag.

Ta kontakt om en integrasjon