Integrasjon mellom WooCommerce og Tripletex

Hva overføres?

Som regel overføres hver ordre fra WooCommerce til Tripletex sammen med kunden, varene og betalingen. Nøyaktig hva som sendes, og hvordan det føres, avtales med regnskapsføreren.

Ordrer

En ordre kan bli en faktura til kunden eller et bilag, altså en føring rett i regnskapet. Faktura passer når kunden betaler i etterkant, slik bedriftskunder ofte gjør. Ordrer som er betalt i kassen, kan føres som bilag eller som faktura der betalingen er registrert.

Kunder

Kunden opprettes i Tripletex eller kobles til en som finnes fra før, så ingen legges inn to ganger. Privatkunder kan også samles på én felles kunde.

Produkter

Varelinjene kobles til produkter i Tripletex med samme varenummer, eller føres direkte mot riktig salgskonto.

Betalinger

Betalingen registreres med betalingsmåten kunden valgte, for eksempel kort, Vipps eller Klarna. Det gjør det lettere å stemme av mot bankkontoen.

Mva-koder

Hver linje får riktig mva-kode, også når butikken selger varer med ulike satser, for eksempel både mat og andre varer.

Frakt

Frakt føres som en egen linje, med egen konto og mva-kode.

Overføringen går vanligvis én vei, fra nettbutikken til regnskapet. Styrer dere varer og lager i Tripletex, kan beholdning og priser også hentes andre veien.

Tripletex og nettbutikk: hvilke plattformer kan kobles til?

Mange nettbutikkplattformer kan kobles til Tripletex, enten med en ferdig kobling eller med en integrasjon laget for butikken. Ferdige koblinger finnes blant annet for WooCommerce, Shopify, Magento og Wix.

Denne siden handler om WooCommerce, nettbutikken som kjører i WordPress. Med en annen plattform er fremgangsmåten stort sett den samme: Regnskapsføreren bestemmer hvordan ordrene skal føres, koblingen testes før den slås på, og feil gir varsel. Jeg beskriver integrasjoner for andre nettbutikker og systemer på en egen side.

Ferdig utvidelse eller egen integrasjon?

For mange butikker er en ferdig løsning det riktige valget, og jeg anbefaler å se på den først. Det finnes slike koblinger mellom WooCommerce og Tripletex både som utvidelse i WordPress og via automatiseringsverktøy på nett. Hva som finnes, viser Tripletex i sin oversikt over integrasjoner.

Jeg kan også sette opp og teste en ferdig integrasjon. Da stiller jeg inn kontoer, mva-koder og betalingsmåter slik regnskapsføreren vil ha dem, og sjekker at de første ordrene blir ført riktig i Tripletex.

En ferdig Tripletex-integrasjon for WooCommerce passer best når butikken følger et vanlig mønster: privatkunder, få mva-satser og betaling i kassen. En egen integrasjon kan lønne seg når

• dere har mva-forhold som løsningen ikke håndterer, for eksempel mange satser eller salg til utlandet;
• varene ligger på flere lagre, og beholdningen må stemme i begge systemene;
• dere selger til bedrifter, med egne priser og kjøp på faktura;
• oppgjørene fra Vipps eller Klarna må føres på en bestemt måte;
• koblingen har sluttet å virke etter en oppdatering, eller stopper uten at noen får beskjed.

Bruker dere allerede en ferdig kobling, kan jeg se på om den bør beholdes, justeres eller erstattes. Er butikken ikke på plass ennå, kan integrasjonen planlegges sammen med oppsettet av nettbutikken.

Slik bygger jeg integrasjonen

Et API er et grensesnitt som lar programmer utveksle data etter faste regler. Tripletex API har offentlig dokumentasjon for utviklere. WooCommerce har både et REST-API og såkalte hooks: punkter i koden der en utvidelse kan reagere når noe skjer, for eksempel når en ordre blir betalt.

1. Bestem føringene først. Jeg setter opp en oversikt over hvordan hver type ordre skal føres: konto, mva-kode, betalingsmåte, frakt, rabatter og retur. Regnskapsføreren deres godkjenner oversikten før jeg skriver kode.
2. Bygg i testmiljøet. Tripletex har et eget testmiljø, helt atskilt fra det ekte regnskapet. Dataene deres følger ikke med dit, så jeg setter opp kontoer og mva-koder slik dere har dem.
3. Gi tilgang på en trygg måte. Integrasjonen logger inn i Tripletex med en nøkkel, et såkalt token, som dere oppretter i deres egen Tripletex-konto. Nøkkelen lagres på serveren, aldri i koden eller i nettleseren.
4. Koble til butikken. Siden WooCommerce kjører i WordPress, bygger jeg som regel integrasjonen som en egen utvidelse til WordPress. Den reagerer når en ordre får en bestemt status, og merker ordren som overført, så den ikke sendes to ganger.
5. Prøv med ekte ordrer. Jeg kjører et utvalg av deres faktiske ordrer gjennom testmiljøet, med anonymiserte kundeopplysninger. Utvalget dekker ulike mva-satser, rabatter, frakt, retur og alle betalingsmåtene. Regnskapsføreren kontrollerer resultatet i Tripletex før integrasjonen slås på.

Dere får dokumentasjon av oppsettet og av hvordan en ordre sendes på nytt. Eksempler fra egne prosjekter der flere systemer deler de samme dataene, finner dere på siden om systemintegrasjon.

Testing og overvåking

Vil dere se selve nettbutikken først, viser konseptet Nøstehuset Garn varer, kasse og en bestilling i WooCommerce. Demoen bruker prøvebetaling og viser foreløpig ingen overføring til Tripletex.

Når integrasjonen er testet og satt i drift, overvåkes den på fire måter:

• Logg for hver ordre: Dere kan se om en ordre er overført, når det skjedde og hva Tripletex svarte.
• Kø og nye forsøk: Er Tripletex utilgjengelig, venter ordren i kø og sendes når forbindelsen er tilbake.
• Varsel ved feil: Avviser Tripletex en ordre, for eksempel fordi en mva-kode mangler, får en avtalt person beskjed med en forklaring.
• Daglig kontroll: En planlagt jobb sammenligner ordrene i WooCommerce med det som er registrert i Tripletex, og fanger opp ordrer som mangler.

Den daglige kontrollen trengs fordi én mekanisme alene kan stoppe uten å si fra. En webhook i WooCommerce, en automatisk melding fra butikken til et annet system, blir for eksempel som standard slått av etter fem mislykkede leveranser på rad.

Tripletex, WooCommerce og WordPress oppdateres jevnlig. Med en driftsavtale følger jeg med og tester integrasjonen når noe er endret. Dere kan også ta ansvaret selv eller gi det til en annen utvikler, med dokumentasjonen som grunnlag.

Dette trenger dere før oppstart

Før jeg begynner, må jeg ha tilgang til begge systemene og noen avgjørelser fra regnskapet. Mye av dette har dere eller regnskapsføreren allerede.

• Modulen for integrasjoner i Tripletex: Den må være aktivert, ellers får integrasjonen ikke tilgang til API-et.
• En nøkkel fra deres egen Tripletex-konto: Dere oppretter tokenet selv og kan trekke tilgangen tilbake når som helst.
• Administratortilgang til WooCommerce: Jeg får en egen bruker i WordPress, så dere ser hva jeg har gjort, og kan stenge tilgangen etterpå.
• Regnskapsførerens regler for føring: De viser hvilke kontoer salg, frakt, rabatter og retur skal føres på.
• Varenummer: Skal varelinjene kobles til produkter i Tripletex, må produktene ha samme varenummer i begge systemene.
• Mva-satser: Jeg trenger en oversikt over satsene butikken bruker, og hvilke varer de gjelder.
• Betalingsmåter: Hver betalingsløsning føres for seg, så jeg må vite hvilke dere har, og hvordan oppgjørene kommer inn på bankkontoen.

Mangler noe på listen, går jeg gjennom det sammen med dere i starten.

Hva koster en integrasjon mellom WooCommerce og Tripletex?

En egen integrasjon mellom WooCommerce og Tripletex koster vanligvis 10 000–30 000 kr. Dekker en ferdig løsning behovet, blir det rimeligere. Alle priser er uten mva.

Prisen avhenger mest av hvor mye som skal overføres, og hvor mange unntak oppsettet deres har.

• Datatyper: Ordrer og betalinger alene er enklere enn ordrer, kunder, produkter og lager.
• Retning: Én vei fra butikken til regnskapet krever mindre arbeid enn om lager og priser også skal hentes fra Tripletex.
• Mva og betalingsmåter: Hver sats, betalingsmåte og oppgjørsrutine må bygges og testes for seg.
• Feilhåndtering: Kø, varsler og daglig kontroll hører med, men omfanget kan tilpasses.
• Testmiljø: Testkontoen hos Tripletex må settes opp med de samme kontoene og mva-kodene som deres egen.

Løpende kostnader er hosting, hvis integrasjonen ikke kjører i nettbutikken, og vedlikehold når Tripletex, WooCommerce eller WordPress endrer seg. Om modulen for integrasjoner er med i Tripletex-abonnementet deres, sjekker jeg sammen med dere før arbeidet starter.

Den nøyaktige prisen står i det skriftlige forslaget, sammen med hva som inngår og når integrasjonen kan være klar.

Send meg en kort beskrivelse av butikken og betalingsmåtene, så ser jeg på hva integrasjonen må håndtere.

Vanlige spørsmål

Fungerer det med Vipps og Klarna?

Ja, ordrer betalt med Vipps eller Klarna overføres som andre ordrer, og betalingsmåten registreres. Oppgjøret, altså selve utbetalingen fra Vipps eller Klarna, krever mest arbeid: Det kan samle mange ordrer og komme med gebyrene trukket fra. Regnskapsføreren bestemmer hvordan oppgjørene føres, slik at Tripletex, nettbutikken og bankkontoen stemmer overens.

Hva med retur og kreditnota?

En refusjon i WooCommerce kan bli en kreditnota i Tripletex, et dokument som helt eller delvis opphever den opprinnelige fakturaen. Ble ordren ført som bilag, registreres returen som et nytt bilag. Delvise returer trenger egne regler, som avtales på samme måte som resten av oppsettet.

Hvor lang tid tar det å sette opp?

Det avhenger av hvor mye som skal overføres, og dere får en tidsplan i forslaget. En løsning med bare ordrer og betalinger går raskere enn en med lager, mange mva-satser og bedriftskunder. Det som tar mest tid, er ofte å bli enige om oppsettet og å teste unntakene.

Kan regnskapsføreren vår være med?

Ja, og det anbefaler jeg. Regnskapsføreren godkjenner føringene før jeg skriver kode, og kontrollerer resultatet før integrasjonen slås på. Jeg snakker gjerne direkte med regnskapsføreren, så dere slipper å være mellomledd.

Kan eldre ordrer overføres?

Ja, som en egen overføring etter at integrasjonen er testet. Dere velger perioden, og regnskapsføreren sjekker først hvilke av ordrene som allerede er ført for hånd, så ingenting blir ført to ganger. Overføringen står som en egen del i forslaget.

Bruker dere Shopify i stedet?

Da gjelder det meste på denne siden, men koblingen bygges på en annen måte. Shopify kjører ikke i WordPress, så en egen integrasjon kjører gjerne på en server utenfor butikken. Det finnes også ferdige koblinger mellom Shopify og Tripletex, og dem bør dere se på først. Hvordan jeg velger mellom ferdig kobling og egen kode, står på siden om koblinger mellom nettbutikk, CRM og regnskap.

Skal ordrene fra nettbutikken rett inn i Tripletex?

Beskriv hvordan dere fører ordrene i dag, hvilke betalingsmåter dere har og om dere bruker regnskapsfører. Den første samtalen er uforpliktende, og jeg svarer innen én arbeidsdag. Samarbeidet foregår digitalt, uansett hvor i Norge dere holder til.

Ta kontakt om WooCommerce og Tripletex